PAGADURIA
MARCO TEÓRICO
Desde sus múltiples dimensiones san gil es una ciudad que ha sido admirada por quienes han pasado por ella y han tenido la oportunidad de disfrutar de la belleza de su paisaje, la bondad de su clima, el calor de su gente y la fuerza de su cultura. Es una ciudad que se queda en la mente de quienes las visitan porque muestra de manera certera y sin aspavientos una forma de ser que atrapa cautiva estimula y motiva un cumulo de sensaciones. San gil municipio turístico de Santander fue constituido el 30 de septiembre de 1887 desde su creación nace la necesidad de crear la secretaria de hacienda en donde se manejaran todos los bienes e ingresos de una comunidad en desarrollo.
Para cumplir con las cancelación de todas las obligaciones y compromisos que demanda el cabal funcionamiento de una entidad era necesario crear una dependencia u oficina donde se encargaran exclusivamente de todos los pagos crearon un Módulo que tiene por objetivo la gestión de fondos de carácter presupuestario o extrapresupuestario depositados en cuentas corrientes y cajas debidamente autorizadas para, de forma inmediata y según las disposiciones en vigor, atender las obligaciones y anticipar los gastos derivados de la gestión económica. Asimismo, de aquellas cantidades procedentes de impuestos, intereses, venta de bienes, prestaciones de servicios, etc.
Esta oficina está adscrita a la Vicerrectoria administrativa. Se encarga de todos los procedimientos relacionados con la Matrícula Financiera
Tenemos en cuenta que la alcaldía tiene un fin y es el de satisfacer las necesidades de la comunidad por eso la importancia de implementar la tesorería y entre ellas pagaduría.
Anteriormente existía un tesorero y un secretario de hacienda pero por acorte de presupuesto se fusionó los dos cargos, secretaria y tesorería y por eso se llama secretaria de hacienda y del tesoro.
PERSONAS ENCARGADAS DE PAGADURÍA
MARTHA PRADA MARTÍNEZ
Cargo: Técnico De La Secretaría De Hacienda
ELIANA FIGUEROA
Cargo: Auxiliar Administrativo
Documentos que manejan:
Nomina
Cuentas por pagar
Derechos de petición y oficio
Oficio de contraloría
Contratista
Libranzas
Comprobantes de egreso
Comprobantes R/R
CERTIFICACIONES EXPEDIDAS
Empleados – pensionados
Salud
Ingresos
Retenciones
Retención en la fuente e IVA
Carpeta pago seguridad social
CARPETAS CUENTAS BANCARIAS APERTURA
Cancelación y manejo
Cuenta maestra régimen subsidiado (esporádicos)
Cuenta maestra salud pública (esporádicos)
Cuentas recursos FOSYGA (esporádicos)
S.gp propósito general
S.g.p régimen subsidiado
S.gp salud publica
S.gp agua potable
S.gp alimentación escolar
S.gp educación
Cuentas bancaria apertura
Carpeta pagos electrónicos
Carpeta créditos
Carpeta retención en la fuente pagos
Carpeta estampillas departamentales
Informes
Bancos
Gobernación
Contraloría departamental
Ministerios
Embargos
Recibidos
Procesos
PROCEDIMIENTO DE CADA DOCUMENTO:
Nomina: Gladys Stela Lara Garzón la elabora después pasa ha presupuesto ahí se le hacen todas las consignaciones y contabilizan, pasa por la firma del alcalde y envía ha pagaduría, ellos se encargan de cancelarla y sus descuentos la suben a un programa llamado GD sistema de contabilidad integral la ejecutan y esta lista para que cada empleado reciba su dinero.
Cuentas por pagar: cuando llega a pagaduría se le da el recibido luego pasa por la firma del jefe luego se realiza el rubro presupuestal y se autoriza.
Derechos de petición y oficios: estos documentos siempre llegan a recepción y la persona encargada los reparte por cada subserie o dependencia, se busca la información en el sistema contable, y listo.
Oficio de contraloría: lo recibe control interno lo lee y lo distribuye a las demás dependencias y que cada área se encargue de responder.
Contratista: pasa ha presupuesto y halla se estampilla.
Libranzas: llegan de los diferentes bancos, lo tramita el funcionario para que el secretario de hacienda certifique el documento y si se autoriza lo envían por oficio.
Certificaciones expedidas: la secretaria pide las certificaciones de tal contrato empleados y pensionados.
Correspondencia R/R: son correspondencias recibidas y respondidas son esporádicas hay días que llegan otros no.
PARA QUE SE USAN ESOS DOCUMENTOS: para tener un soporte de pago, la evidencia del contrató y del servicio.
FUNCIONES:
En esta oficina pagan empleados y pensionados por medio de un CD que tiene un programa Con el banco Agrario se le da la orden y listo.
GD: sistema de contabilidad integral saca los reportes de todas la retención es un sistema completo que facilita el trabajo. Con el banco Agrario se le da la orden y listo.
Trabajan con el CDP certificado de disponibilidad presupuestal, todos los días se hacen comprobantes de egresos, sé contestan oficios derechos de petición .la nomina se cancela a final de mes lo mismo los servicios.
Pagan a las ARS por medio del banco virtual, y el mismo sistema aprueba que esta cancelado.
Carpetas CAS: recaudan dinero para la corporación una persona paga un predio de 1.5% para el evaluó del impuesto predial. Este dinero que se recolecta va para las personas más necesitadas como los ancianos y los niños de escasos recursos.
Actas de posesión: cuando hay cambio de alcalde o cualquier otra posesión.
Sus clientes son: proveedores, empleados, contratistas y entidades financieras.
La alcaldía tiene dos deudas la primera por DOS MIL MILLONES de pesos para la planta de tratamiento de agua residuales. Y el otro por QUINIENTOS MILLONES por la compra de un terreno para un parque por los lados de la villa olímpica, todos los meses se pagan las cuotas y en el 2014 se termina la deuda.
La manera en que archivan sus documentos son en carpetas cuatro aletas y los organizan con los subcodigos de la tesorería de acuerdo a su código, y e cajas especiales de archivo.
GLOSARIO
Avalúo Fiscal: es la tasación comercial que el fisco realiza sobre un predio o bien raíz con el fin de valorizarlos y aplicarles una contribución o impuesto territorial. Generalmente el avalúo fiscal es inferior al avaluó comercial.
Bancos: es un intermediario financiero que se encarga de captar recursos en forma de depósitos, y prestar dinero, así como la prestación de servicios financieros La banca, o el sistema bancario, es el conjunto de entidades o instituciones que, dentro de una economía determinada, prestan el servicio de banco. La internalización y la globalizacion promueven la creación de una banca universal
Certificaciones expedidas: es aquel documento expedido o autorizado por funcionario o fedatario público competente y que da fe de su contenido por sí mismo.
Créditos: es un préstamo en dinero donde la persona se compromete a devolver la cantidad solicitada en el tiempo o plazo definido según las condiciones establecidas para dicho préstamo más los interese devengados, seguros y costos asociados si los hubiera.
Cuenta bancaria: es un contrato financiero con una entidad bancaria en virtud del cual se registran el balance y los subsiguientes movimientos de dinero del cliente. Existen diferentes tipos de cuentas bancarias, como las cuentas corrientes, para efectuar las operaciones bancarias del día a día, o las cuentas de ahorro para encomendar la custodia de fondos de un cliente.
Cuentas por cobrar: o documentos por cobrar registra los aumentos y las disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a mercancías o prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) a favor de la empresa
Egreso: es una salida de dinero que una persona o empresa debe pagar para un artículo o por un servicio. Para un inquilino, por ejemplo, el alquiler es un gasto. Para un estudiante o los padres de familia, la matrícula escolar es un gasto. El comprar alimentos, ropa, muebles o un automóvil es también considerado un gasto. Un gasto es un costo que es "pagado" o "remitido" normalmente a cambio de algo de valor. Lo que pareciera costar mucho se considera "caro", mientras que lo que pareciera costar poco es "barato".
Embargos: Retención de bienes por orden de una autoridad judicial o administrativa, con el fin de responder de una deuda o de la responsabilidad de un delito. Prohibición de comerciar y transportar una cosa, especialmente armas, decretada por un gobierno, generalmente como sanción o medida de coacción contra un país.
Esporádicos: Que se da con poca frecuencia, no es regular y ocurre aisladamente sin relación alguna con otros casos anteriores o posteriores no hay epidemia, solamente son casos esporádicos de meningitis. Ocasional.
Estampillas: es un comprobante del pago previo de los envíos efectuados por correo en forma de etiqueta, generalmente engomada, o directamente impreso. El sello es un pequeño papel cuya forma más usual es rectangular o cuadrada, que se pega en un sobre y que indica que la persona que realiza el envío pagó el servicio.
Fenecimiento: requerimiento
Fedatario: un funcionario cuya intervención otorga carácter público a los documentos privados, autorizándolos a tal fin con su firma.
Libranza: crédito con entidades financieras
Fiduciaria: Que depende del crédito y confianza que merezca: valores fiduciarios.
Nomina: una función generalmente separada del mantenimiento de los registros que muestran el salario, cargo, tiempo de trabajo, deducciones y devengados adiciones de nómina y demás datos relacionados con el personal.
Proveedores: Empresa o persona física, cuya finalidad es satisfacer las necesidades de la empresa de recursos del tipo economico.Como los son créditos, capital para la empresa, socios, etc. Ejemplos de proveedores de recursos: Bancos, Financieras, Prestamistas, Gobierno, Socios capitalistas, etc.
Predio: es una propiedad inmueble que se compone de una porción delimitada de terreno. La delimitación, llamada linde, puede ser física, mediante vallas o mojones.
